Training feedback geven volgens het 4G Model

Het startschot voor een gezonde feedbackcultuur

Case study

  • Feedback geven volgens het 4G Model
  • Elkaar aanspreken op gedrag
  • Online training voor het hele team

mundipharma_500_250

 

Voor een toekomstproof organisatie

Om je werk goed te kunnen doen, is het belangrijk dat je regelmatig feedback krijgt. Van je manager, maar ook van collega’s. Bij de meeste organisaties blijft het vaak bij één  feedbackronde per jaar in een eindejaarsgesprek. Dat is zonde, want feedback heeft veel positieve effecten op teams en individuele teamleden:

  • Het draagt bij aan je growth mindset. Door feedback kun je veranderen en groeien. Als je weet wat jouw gedrag met anderen doet, kun je dat bijsturen en verbeteren.
  • Feedback geeft een gevoel van een erkenning. Dat je werk er toe doet en dat je gezien wordt, dat wil iedereen. Het versterkt je zelfvertrouwen.
  • Het verbetert relaties met collega’s. Als je eerlijk durft te zijn naar elkaar en dingen uitspreekt versterkt dat de onderlinge band. 
  • Feedback verbetert de prestaties van het team. Het is duidelijk wat van iedereen verwacht wordt, wanneer je het goed doet en wat er nog beter kan. 

Een gezonde feedbackcultuur is onderdeel van een toekomstproof organisatie. Een training feedback geven en ontvangen is het startschot.

Case: training feedback geven bij Mundipharma

Sandra WijngaardenBij Mundipharma Pharmaceuticals werken zo’n 30 gepassioneerde en gedreven mensen samen aan een ambitieuze missie: het leven van patiënten verbeteren door geneesmiddelen op de markt te brengen die van toegevoegde waarde kunnen zijn bij diverse ziektes en aandoeningen. Met die relatief kleine club mensen is het van groot belang dat iedereen het beste uit zichtzelf kan halen. Een goede feedbackcultuur hoort daar bij. Daarin kun je iedereen met wie je samenwerkt aanspreken als iets beter kan, of dat nou een directe collega of je leidinggevende is.

Sandra Wijngaarden, Head of HRD bij Mundipharma zette Faculty of Skills in om te werken aan een vruchtbare feedbackcultuur. We spraken haar over het trainingsprogramma.

 

Zeggen wat beter kan

Sandra Wijngaaden: "Om als bedrijf succesvol te kunnen zijn, moet iedereen bijdragen vanuit zijn of haar eigen rol. We moeten elkaar dus ook waarderen om ieders inbreng, en dat ook uitspreken naar elkaar. Maar we moeten het ook zeggen als we iets níet leuk vinden, of als iets niet zo goed is gegaan. Alleen zijn we daarin soms een beetje te lief voor elkaar. Iedereen ziet van elkaar dat er ontzettend hard gewerkt wordt, met heel veel gedrevenheid en passie. Dat maakt het soms lastig om te zeggen wat je dwars zit, of wat beter kan. En je moet ook wel de juiste technieken kennen om te weten hóe je dat moet doen."

"Je moet wel de juiste technieken kennen om te weten hóe je feedback moet geven."

Belang aantonen

Voor die technieken werd Faculty of Skills ingeschakeld. Voor Mundipharma is een training ontwikkeld over feedback geven aan de hand van het 4G-model. De gebruikte casuïstiek in de video roleplays is herkenbaar voor de medewerkers. “We zijn begonnen met toelichten waarom het zo belangrijk is dat we elkaar aanspreken en feedback geven. We zijn met z’n allen bij elkaar gekomen en hebben een externe spreker uitgenodigd, om alle neuzen dezelfde kant uit te krijgen. We hebben commitment van iedereen gevraagd om zich in te zetten voor het versterken van onze feedbackcultuur.” Daarna ging het traject van start met een 0-meting. Daarin bekijken de deelnemers de eerste video roleplays en maken ze zonder verdere voorkennis hun eigen opnames. Op die manier worden de vaardigheden bij aanvang van het traject in kaart gebracht.

 

Feedback geven volgens het 4G Model

Gedrag

3-Jul-06-2021-01-59-04-64-PM

Beschrijf het gedrag dat je gezien hebt zo concreet mogelijk. Doe dat op een neutrale toon, zonder oordeel. Benoem een specifiek voorval. Zorg ervoor dat feedback die je geeft gaat over gedrag dat iemand daadwerkelijk kan veranderen. 

Gevolg

4-4

Nadat je het gedrag hebt benoemd en hebt gecheckt of de ander zich daarin herkent, vertel je het gevolg van dit gedrag, bijvoorbeeld dat een project gaat uitlopen. Ga niet met je vinger wijzen, maar kaart het op een neutrale manier aan. 

Gevoel

Cards 240x160 (1)

Geef aan welk gevoel het gedrag je geeft. Praat vanuit de ik-vorm en vertel waarom je het gedrag prettig of juist ongewenst vindt. Als je het vanuit jezelf beschrijft, voorkom je dat de ander zich aangevallen voelt. 

Gewenst gedrag

5

Vertel welk gedrag je in de toekomst zou willen zien. Dat formuleer je als een verzoek: 'Zou je voortaan...'. Controleer daarna of de ander het daar mee eens is. 

Coaching

Na de 0-meting heeft de coach van Faculty of Skills telefonisch contact gehad met iedere deelnemer. In gesprekken van zo’n tien minuten werd de 0-meting besproken en gaf de coach tips. "Die gesprekken gaven veel inzicht. Bijvoorbeeld de derde G uit het 4G-model, gevoel. Hoe je je voelt als je feedback geeft, zegt vaak even veel over jezelf als over de ander. Misschien moet je niet de ander aanspreken, maar bij jezelf te rade gaan en daar iets mee doen."

Oefenen

Het traject ging daarna verder met de oefenweken. Iedere week werden er nieuwe rollenspellen toegevoegd en konden de deelnemers verder oefenen, op een moment en plek die hun uitkwamen. "Die flexibiliteit en efficiëntie was voor mij de belangrijkste reden om voor deze manier van trainen te kiezen. Ieder moment dat je mensen uit hun dagelijkse werk haalt, kost dat tijd en geld. Nu konden deelnemers eraan werken op het moment dat ze er ook aandacht voor hadden en zo vaak oefenen als nodig was."

Aan de slag

Naast de video rollenspellen heeft Mundipharma kleine groepjes gevormd waarin collega’s elkaar nog eens extra feedback gaven en elkaar steunden. Dat heeft gewerkt: in totaal hebben de collega’s onderling elkaar 255 keer feedback gegeven.

Coaching bij Faculty of Skills

Coaching is een belangrijk onderdeel van de trainingsprogramma's van Faculty of Skills. Deelnemers plannen na de intake scan een video call met hun persoonlijke coach. In dat gesprek krijgt de deelnemer een toelichting op het feedbackrapport, is er ruimte voor vragen en verdieping, en wordt focus aangebracht voor het vervolg van het programma. 

Meer over coaching

 

 

“Flexibiliteit en efficiëntie waren voor mij de belangrijkste redenen om voor deze manier van trainen te kiezen.”

 

 

Duidelijk verschil

Na de oefenweken volgde ter afsluiting de eindmeting, die opnieuw beoordeeld werd door de coach. Zo ontstond er een compleet beeld van de progressie en kon de verbetering in cijfers uitgedrukt worden. Nu het project afgerond is merkt Wijngaarden een duidelijk verschil met de situatie voorheen. "Ik hoor collega’s nu vaker zaken tegen elkaar uitspreken. Vakinhoudelijk deden ze dat al, maar nu gaat het ook over gedrag. We hebben nu de juiste techniek om feedback te geven, te vragen en te ontvangen. Ook bijvoorbeeld aan je eigen leidinggevende, wat vaak toch nog best spannend is."

Doorvragen

"Positieve feedback ontvangen is ook meer dan alleen maar ‘dankjewel’ zeggen. Je kunt doorvragen over wat er dan precies zo goed ging, zodat je daar verder op kunt bouwen. En al loopt het gesprek niet helemaal volgens de regels, je hebt ook in de voorbereiding iets aan de techniek."

TrainTool

Deelnemers aan de training Feedback geven en ontvangen maken gebruik van TrainTool, de software van Faculty of Skills. In TrainTool oefen je vaardigheden met behulp van online video-rollenspellen. Je bekijkt een bekijkt een video van een gesprekssituatie en neemt je eigen reactie op video op in de tool. Dat filmpje wordt bekeken en van feedback voorzien door je coach, of door onze AI-coach Alix. Ook vind je in de tool  extra instructievideo's, korte tests en tips. Al meer dan 130.000 mensen maken gebruike van de online programma’s. TrainTool is beschikbaar voor gebruik op zowel je laptop, als in een app voor smartphone of tablet.

Meer over TrainTool
"Het maakt je bewust van de stappen die je kunt nemen om zo constructief mogelijk feedback te geven, waar beide partijen beter van worden."

Cijfer: 8

"Zeer goed om zo te oefenen. Duidelijke structuur en duidelijke voorbereidingen zodat er weinig ruimte overblijft voor verwarring."

Cijfer: 7

"Goede combinatie van theorie en praktijk, heel leerzaam."

Cijfer: 8

Liever rustig lezen? Download als PDF