Inclusieve communicatie: het waarom en hoe

Veel organisaties streven naar meer diversiteit op de werkvloer. Dat begint vaak met het werven van nieuwe collega’s met allerlei verschillende achtergronden. Maar minstens zo belangrijk is het werken aan een inclusieve cultuur. Communicatie speelt daarbij een sleutelrol, zowel communicatie over het thema, als inclusieve communicatie op de werkvloer in het algemeen. Juist die communicatie vinden we vaak lastig. Want wat kun je wel of niet zeggen, en hoe doet je dat? In dit artikel lichten we de begrippen diversiteit en inclusie nog eens toe en geven we handvatten voor ‘de norm en de vorm’.

 

Drie mensen in gesprek

 

Zometeen lees je hoe je je eigen communicatie meer inclusief kunt maken, en hoe je collega's kunt helpen datzelfde te doen. Maar eerst twee definities, want hoewel diversiteit en inclusie vaak in een adem genoemd worden, zijn het twee verschillende dingen.

Diversiteit op de werkvloer gaat over teams en organisaties met collega’s met veel verschillende achtergronden; verschillende genders, mensen met verschillende culturele achtergronden, seksuele voorkeuren, leeftijden, beperkingen, noem maar op. Je kunt om verschillende redenen naar een (echt) diverse organisatie streven. Enerzijds is jouw organisatie onderdeel van de maatschappij, waarmee je ook een rol hebt om iedereen een gelijke kans te geven om mee te doen. Anderzijds heeft het ook bedrijfseconomische voordelen. Uit onderzoek van onder andere McKinsey, blijkt keer op keer dat diverse teams het beter doen dan niet-diverse teams. Dat gaat over geld: diverse teams behalen domweg betere financiële resultaten dan niet-diverse teams. En werken met veel verschillende collega’s is natuurlijk ook gewoon leuk, interessant en verrijkend.

Een inclusieve cultuur op het werk betekent dat verschillen erkend en geaccepteerd worden. Iedereen voelt zich thuis, mag zijn wie hij, zij, of hen is. Voor iedereen gelden gelijke kansen, specifieker: iemands achtergrond zet hem/haar/hen niet op achterstand of voorsprong in het werk.

Een inclusieve cultuur ontwikkel en versterk je door inclusieve communicatie. Maar hoe pak je dat aan? Om het gesprek met de ander aan te gaan, begin je bij jezelf.

 

Zie je eigen bril

Hoe omschrijf jij jezelf? Veel mensen beginnen met hun baan, woonplaats, burgerlijke staat, misschien iets over hobby’s. Maar je bent meer dan dat natuurlijk. Je hebt je eigen gender, bent opgegroeid in een bepaald land, met een bepaalde culturele achtergrond, met of zonder religie. Je hebt misschien bepaalde privileges gekend of juist niet, bent goed in het een en minder in het ander, ga zo maar door. Al die dingen maken jou tot wie je bent en ieder mens heeft zo’n gevarieerde set van kenmerken die hem, haar of hen uniek maken. Dat gegeven heet intersectionaliteit. Het beïnvloedt hoe jij in de wereld staat, hoe je naar anderen kijkt, of hoe jij in jouw omgeving afwijkt van ‘de norm’. 

 

Is een professor een man of een vrouw?

 

Als we iemand ontmoeten, vullen we vaak intuïtief, of op basis van al dan niet terechte statistieken, elementen over die persoon in. Voor deze vooroordelen is bias de meest gebruikte term in dit verband; een shortcut die je hersenen maken om alle informatie en indrukken die je tot je krijgt zo efficiënt mogelijk te verwerken. De wereld wordt voorspelbaarder door informatie die vaak samen voorkomt, automatisch aan elkaar te linken. Dat is heel handig om taken snel en zonder veel denkkracht uit te voeren, op de automatische piloot. Helaas wordt je ingesleten bias ook actief in je contact met andere mensen. Is een professor een man of een vrouw? Wie is slecht ter been, iemand van 82 of van 28? Wat denk je als je een jongen in een trainingspak met een petje ziet rommelen bij een fiets? En wat als het een meisje in een gebloemd jurkje is?

 

D&I blogDoen: Je bias is er, die zit in je. Wees je bewust van je bias en bedenk dat de bril waar jij door kijkt effect heeft op wat je denkt en zegt.

 

Online talk over diversiteit en inclusie gemist? Charlotte Perquin-Deelen is advocaat en onderzoeker, en gepromoveerd op het onderwerp bias. Eerder ging Peter van der Reijden van Faculty of Skills een uur lang met haar in gesprek. Dat gesprek kun je hier terugkijken. 

Doorbreek de stilte

Eerder hebben we geconstateerd dat communicatie heel belangrijk is om te werken aan een inclusievere organisatie. Praat met elkaar, stel vragen, luister en durf je mening te geven. Veel mensen zijn bang zich in een mijnenveld te begeven als ze onderwerpen als gender, culturele achtergrond of een lichamelijke beperking willen bespreken. Dat hoeft niet, als je het gesprek op de juiste manier voert. Er zijn grofweg twee redenen om een gesprek te beginnen: je wilt iets onderzoeken, of je wilt interveniëren.

Stel dat je wilt weten wat een homoseksuele collega vindt van de regenboogvlag die voor het kantoor wappert tijdens de Diversity Week, dat is een vraag met een onderzoekend karakter. Om het gesprek te openen, benoem je de concrete aanleiding: de vlag. Vervolgens stel je een gesloten vraag. Dat lijkt misschien gek, omdat het meestal beter is om juist open vragen te stellen, maar op deze manier geef je de ander de kans te antwoorden met ja of nee en het daar bij te laten. Zeg bijvoorbeeld: “Ik zag de regenboogvlag hangen, betekent dat iets voor jou?”

Je kunt interveniëren als je een vermoeden hebt van niet-inclusief gedrag en daar naar wilt informeren. Daarbij benoem je het gedrag dat je hebt gezien, vertel je hoe jij dat geïnterpreteerd hebt, en vervolgens stel je een open vraag om te checken of dat klopt. Je weet immers dat jouw bias een enorme invloed heeft op hoe jij dingen ervaart.

 

D&I blogDoen: een gesprek beginnen is beter dan zwijgen, ook al weet je van tevoren niet zeker hoe het valt. Bedenk wat je motief is om het gesprek aan te gaan en kies daarbij bewust voor een open of gesloten vraag. 

 

Vrouw in rolstoel aan bureau

 


Inclusief taalgebruik

Soms gaat het ook gewoon om de woorden die je gebruikt. Je kunt met een aantal kleine aanpassingen je taal een stuk inclusiever maken. We noemen er drie.

1. Vermijd ‘dames en heren’

Er zit meer tussen dames en heren. Je kunt de term eenvoudig vermijden, zoals de NS bijvoorbeeld doet met hun aanhef: ‘beste reizigers’. Kies voor ‘beste aanwezigen’, ‘beste collega’s’, of nog iets anders: ‘hallo allemaal’.

2. Gebruik het juiste voornaamwoord

Daarop voortbordurend: gebruik de juiste voornaamwoorden voor transgender personen. Je kunt vragen hoe iemand aangesproken wenst te worden. Naar trans mannen verwijs je met hij/hem/zijn, trans vrouwen met zij/haar/haar. Naar non-binaire personen verwijs je met hen of die/hen/hun. Dat klinkt gek in het begin, maar jouw ongemak is in dit geval minder belangrijk dan dat je de juiste woorden gebruikt. ‘Hen haalt hun fiets morgen op bij de fietsenmaker’, is een voorbeeld van zo’n zin.

3. Zeg wit en niet blank

Het woord blank staat voor onbevlektheid, helderheid, reinheid, niet-gekleurd. Het is een term uit het koloniale verleden die je niet meer wilt gebruiken. Gebruik wit, een kleur in het rijtje net als bruin en zwart.


 

Als je een misser maakt

Dat jij je in dit onderwerp verdiept, betekent niet dat je alles meteen weet en nooit meer iemand (per ongeluk) zal kwetsen. Soms begin je aan een zin waarvan al je na een paar woorden in de gaten hebt dat die helemaal de verkeerde kant opgaat. Of je maakt juist een opmerking die je helemaal niet slecht bedoelt, maar die blijkbaar toch verkeerd valt. Het gebeurt ons allemaal wel eens. Hopelijk is er iemand in je buurt die jou op je ongelukkige opmerking wijst. Als dat gebeurt moet je niet meteen in de verdediging schieten. Dit is een kans om feedback te krijgen. Vraag of je goed begrepen hebt wat de ander precies vervelend vindt. Ga daarna in op het gevoel dat je kennelijk bij de ander hebt opgeroepen. Vertel dat je het belangrijk vindt om het voortaan beter te doen en vraag je hoe je dat kunt doen.

 

D&I blogDoen: stel je kwetsbaar op en leer van de fouten die je maakt. Schiet niet in de verdediging.

 

“Je mag ook helemaal niets meer zeggen tegenwoordig”

Je kunt zelf dus veel doen om met je communicatie bij te dragen aan een inclusieve cultuur, maar je kunt het niet alleen. Je zal soms je collega’s moeten aanspreken op wat ze doen en zeggen. Sommige mensen vinden dit thema maar onzin en vinden dat ze 'gewoon' moeten kunnen zeggen wat ze willen. Anderen bedoelen het allemaal niet kwaad, en beweren dat zij geen onderscheid maken tussen mensen (hun raden we het stukje over de bias nog maar eens aan). Als jij je mouwen opstroopt en het gesprek over diversiteit en inclusie op je werk aangaat, kun je te maken krijgen met weerstand. Gelukkig is er een werkwijze om daar mee om te gaan: het BADSOC-model. In 6 stappen kun je de weerstand bespreekbaar maken en ombuigen.

 

BADSOC model

 

D&I blogDoen: laat weerstand en desinteresse onder collega's niet smeulen, maar maak het bespreekbaar, bijvoorbeeld met het BADSOC-model. Blijf respectvol en wijs niet met je vingertje. 

 

Kleine agressies, groot effect

Een ander thema waar je op moet letten zijn micro-agressies. Het zijn namelijk niet de grote woorden en heftige discussie die een organisatiecultuur niet-inclusief maken. Het zijn juist de op het eerste gehoor onschuldige opmerkingen die echte inclusie in de weg staan. Micro-agressies zijn kleine, maar venijnige opmerkingen. Ze zijn kwetsend en houden stereotypes in stand. Het zijn vaak de opmerkingen die je even tot je door moet laten dringen voordat je denkt: wacht eens even, wat wordt hier nou eigenlijk gezegd? Die vraag waar iemand écht vandaan komt, als het noemen van de woonplaats kennelijk niet genoeg was. Ervan uitgaan dat de vrouw in het team wel zorgt voor koffie en iets lekkers bij de vergadering. Een opmerking over een Surinaamse buurman die zelf ook niks tegen Zwarte Piet heeft. De opmerkingen lijken vaak te klein om op in te gaan, je bent misschien bang dat ze je een aansteller vinden als je er een punt van maakt. Maar je hoeft micro-agressies niet weg te lachen, niet als ze tegen jou gericht zijn en ook niet als ze over een ander gaan.

 

Voorkom een welles-nietesspelletje

 

Op micro-agressies kun je het beste reageren volgens het principe van geweldloze communicatie. Daarmee kun je op een respectvolle manier het gesprek aangaan en de ander corrigeren. Het model bestaat uit vier stappen: observatie, gevoel, behoefte en verzoek. Vertel eerst wat je gezien of gehoord hebt, vaak is het verstandig om even te checken of dat klopt, misschien heb je het verkeerd verstaan. Geef daarna aan wat die opmerking of gebeurtenis met je doet, wat je erbij voelt. Praat daarbij vanuit jezelf en gebruik een neutrale toon. Geef vervolgens aan waarom je dit belangrijk vindt, dat is je behoefte. Om af te sluiten zeg je hoe je het dan wel graag had gezien, bijvoorbeeld met een zin als: “Ik vind het fijn als je voortaan…” Als je het dichtbij jezelf houdt en over je eigen gevoel en behoefte praat, houd je het respectvol en kom je niet in een welles-nietesspelletje terecht. Jouw gevoel is jouw gevoel.

 

D&I blogDoen: wees je bewust van micro-agressies, ze zijn niet grappig en niet onschuldig. Spreek collega’s aan met behulp van de technieken uit de geweldloze communicatie.

 

Close-up van pridevlag 

Een kick-start voor een inclusieve organisatie

Om de technieken die in dit artikel genoemd worden goed te kunnen toepassen, moet je oefenen. Gelukkig kan dat met onze nieuwste training in TrainTool: ‘In gesprek over diversiteit en inclusie’. Wij stellen de training beschikbaar voor organisaties die serieus aan de slag willen met dit thema. 

 

D&I blogDoen: bedenk wat je zelf kunt doen met jouw communicatie. Vraag aan je leidinggevende of jullie een training kunnen krijgen praten over diversiteit en inclusie en neem contact met ons op

Meld je hier aan!