Virtual Reality in communicatietraining: baanbrekend of hype?

Als groot voorstander van ervaringsleren hebben we er op ons kantoor inmiddels een klein arsenaal van verzameld: Virtual Reality (VR) brillen. De eerste bril, die we al heel wat jaren geleden kochten, had inmiddels een aardig laagje stof verzameld. Het is tekenend voor wat we tot voor kort hebben gedaan met VR in onze communicatietrainingen: niet veel. In 2020 gaat dat veranderen. In dit artikel lees je wat er veranderd is en geven we onze kritische kijk op de toepassing van VR voor communicatietraining in grote organisaties.

Tipje van de sluier: ja het is interessant in sommige situaties en nee, VR verandert niet alles.

In deze blog:

• Waarom de VR-sets tot nu toe in de kast bleven liggen
• Wat is er nu veranderd?
• Video vs 3D-animatie

• VR of online video role plays

• Voordelen en minpunten
• Zo maak je de juiste afweging 
• Conclusie 

Communicatietraining met VR: zo gaat dat

Een aardig aantal (jonge) bedrijven houdt zich bezig met VR voor communicatietraining, bijvoorbeeld VirtualSpeech, Strivr en Talespin. Typisch ziet een training er zo uit:

1. Je leert de theorie via e-learning op je pc of via een app op je telefoon of tablet.

2. Als het tijd is om te oefenen zet je een VR headset op en ga je oefenen in rollenspellen;

• Je ziet een persoon (vaak een 3D-animatie) tegenover je en die begint te praten.
• Vervolgens zie je een keuzemenu in beeld waarmee je het verloop van het gesprek stuurt. In het geval een een slechtnieuwsgesprek kun je bijvoorbeeld kiezen om eerst te informeren hoe het gaat met je gesprekspartner, of direct van wal te steken met het slechte bericht.
• Als je de juiste keuzes maakt, bereik je je doel; zo niet dan moet je de oefening opnieuw doen.

Het grote voordeel van oefenen in VR is dat je echt ondergedompeld wordt in de situatie. Daardoor wordt het gat met de realiteit kleiner en heeft het oefenen meer impact. Ook kun je op een meer intuïtieve manier interacteren met de omgeving. Je kunt bewegen in de ruimte en iemand actief aanspreken. 

Gegevens verzamelen

Een ander voordeel kan zijn dat je als trainer of manager unieke gegevens kunt verzamelen. Je kunt bijvoorbeeld registreren waar de deelnemer naar kijkt en dit later evalueren. Dit is bijvoorbeeld interessant als een winkelmedewerker de winkel in de gaten moet blijven houden als hij met een klant in gesprek gaat. En last but not least, je maakt als werkgever indruk met een blitse VR-training voor je medewerkers.

Waarom de VR-sets tot nu toe in de kast bleven liggen

Als wij nieuwe technologie onderzoeken kijken we naar een aantal aspecten: het leereffect, de deelnemer-ervaring, kosten(efficiëntie), en beheersbaarheid in grote organisaties. Voor de inzet van VR vonden we op al deze aspecten problemen:

• Beperkte kwaliteit, zowel van de VR-brillen als de beschikbare content, doet afbreuk aan de deelnemer-ervaring.
• Sommige deelnemers worden misselijk of duizelig, volgens recent onderzoek zelfs tussen de 40 en 70%. Voor de meeste mensen is het te vermoeiend om langdurig een VR-bril te gebruiken (langer dan 30 minuten).
• Hoge kosten: goede headsets aanschaffen kan vanaf € 500 per stuk en ook huren of leasen brengt kosten met zich mee. In sommige gevallen is het nodig om een ruimte speciaal in te richten voor VR-gebruik.
• De beheersbaarheid op schaal voor grote organisaties; er was tot nu toe geen manier om honderden VR-sets te beheren.

Wat is er nu veranderd?

Ten eerste is met de komst van Oculus for Business (onderdeel van Facebook) een stap gezet in de richting van beheersbaarheid op schaal. De systemen van Oculus zijn op afstand te installeren, monitoren en updaten. Daarnaast kan de headset zo geconfigureerd worden dat een medewerker alleen de app kan gebruiken die nodig is. Dit versimpelt het gebruik.

Een andere belangrijke ontwikkeling is de komst van standalone headsets: je hebt geen pc nodig om de headset aan te sturen en ook geen sensoren die in de ruimte hangen, de headset doet alles zelf. Hiermee wordt het gebruik en beheer vele malen eenvoudiger. Daarnaast is ook de kwaliteit van het scherm in de bril sterk verbeterd. In eigen onderzoek zien we nu dat de kwaliteit door deelnemers niet meer beschouwd wordt als een te grote beperking.

Tot slot zien we, gedreven door de laatste ontwikkelingen in taaltechnologie, mogelijkheden om de ervaring interactiever te maken dan tot dusver mogelijk was. Daardoor gaan de toepassingen verder dan de multiple choice opties die nu nog gangbaar zijn in VR. Je kunt bijvoorbeeld deelnemers een antwoordoptie laten uitspreken in plaats van ze te laten kiezen via een menu.

Video vs 3D animatie

Als je de keuze maakt om VR in te zetten in communicatietraining moet je nog een keuze maken: gebruik je video-opnames van acteurs, of kies je voor een 3D-animatie? Uit ons eigen onderzoek blijkt dat video als prettiger ervaren wordt door deelnemers, maar dat 3D-animaties bijna net zo leerzaam worden gevonden. In dit onderzoek lieten we mensen rollenspellen doen via de computer, waarbij de inhoud steeds exact hetzelfde was en alleen het beeld anders. Mensen kregen in willekeurige volgorde steeds een andere variant te zien van hetzelfde karakter; in een eenvoudige 2D-animatie, 3D-animatie of een acteur op een opgenomen video. Aangezien de ontwikkeling op 3D-gebied behoorlijk snel gaat, gaan we dit onderzoek dit jaar herhalen, om te zien of de kloof tussen video en 3D definitief wordt gedicht.

Het voordeel van 3D ten opzichte van video is dat er meer mogelijkheden zijn voor interactie: je kunt rondlopen in dezelfde ruimte als het 3D-karakter en in de meest geavanceerde trainingen kunnen de 3D-modellen reageren op wat je doet; ze kunnen je bijvoorbeeld volgen met hun ogen. Het maken van die 3D-modellen is wel arbeidsintensief en, eerlijk is eerlijk, veel geavanceerder dan reageren met hun ogen gaat het ook nog niet. Het voordeel van traditionele video voor rollenspellen is dat het veel sneller en goedkoper is om content te produceren, en dat het breder geaccepteerd wordt als trainingsmiddel.

VR of online video role plays

Als we bij Faculty of Skills nieuwe leertechnologie onderzoeken dan is de hoofdvraag altijd: heeft deze technologie een plaats in de ‘ideale blend’? Wanneer wel, wanneer niet?

In een optimale blend worden de unieke eigenschappen van verschillende leermiddelen optimaal benut. Hierbij interpreteren we ‘blended learning’ niet alleen als de mix van live en online training, maar kijken we naar het hele scala van leermiddelen, al dan niet digitaal.

In hoofdlijnen hangt de ideale blend af van de leerdoel, het onderwerp, de doelgroep, budget, de organisatie, en is uiteindelijk ook persoonlijk voor een deelnemer. Om VR in perspectief te zetten vergelijken we VR met online video rollenspellen zoals we die aanbieden via een app op je telefoon, computer of tablet.

Maak de juiste afweging

Wie overweegt VR in te zetten in communicatietraining doet er goed aan de volgende aspecten af te wegen: het leerdoel, het onderwerp, de doelgroep, budget, de organisatie. Als je kijkt naar het leerdoel kun je grofweg drie doelen onderscheiden:

• Bewustzijn creëren: de deelnemer denkt dat hij geen agressietraining nodig heeft, totdat hij een geconfronteerd wordt met een voorbeeld van een agressieve klant en geen idee heeft wat hij moet doen. 
• Kennis over vaardigheden overbrengen: er zijn allerlei richtlijnen en best practices voor het voeren van gesprekken, bijvoorbeeld feedbackgesprekken. Door voorbeelden van situaties te zien doet de deelnemer kennis op. 
• Oefenen met vaardigheden: het is goed om de theorie te kennen, die kennis toepassen in de praktijk blijkt lastiger. Oefenen met realistische situaties is essentieel. 

VR is meer geschikt voor het ene leerdoel dan het andere. Met name bij het laatste leerdoel, het oefenen met vaardigheden, schiet de VR-training vaak nog tekort. Het aanklikken van een multiple choice optie is toch echt iets anders dan het daadwerkelijk zelf oefenen. Ook het maken van video-opnames om die later terug te kijken en te evalueren is niet zinvol: de deelnemer heeft een grote zwarte bril op z’n neus en die maakt het lastig om de situatie echt goed te beoordelen. 

Conclusie

Een interessant gegeven is dat volgens Gartner de VR technologie voor consumenten door de hypecycle heen is en volwassen is geworden, maar dat VR voor ‘corporate learning’ nog helemaal aan het begin staat van de hype cycle. 

Het zal nog meer dan tien jaar duren voordat VR in corporate learning volwassen is; dat het een stabiele plaats heeft gekregen in het scala van leermiddelen in organisaties. Tot die tijd kunnen we rekenen op veel opgeblazen verwachtingen. Kreten als “VR gaat soft skill training voorgoed veranderen” of “live roleplay is dead”. Dat zal niet zo zijn. Corporate learning is een enorm complexe uitdaging die gaat over de afstemming van medewerkers, leerinterventies en bedrijfsstrategie. Hierbij spelen talloze factoren een rol en het medium waarin wordt geoefend, is slechts een klein deel van die puzzel.

Dit neemt niet weg dat de ervaring van realisme en het gevoel van aanwezigheid in communicatietraining een belangrijk onderdeel is. VR kan hierin echt iets betekenen. Op dit moment denken we dat de tijd rijp is om VR in te zetten in leertrajecten wanneer:

• het onderwerp zich ervoor leent, namelijk de emotie en/of de omgeving speelt een centrale rol in de te leren vaardigheid (zoals agressiehantering of presenteren)
• de doelgroep affiniteit met techniek heeft en interesse om VR te proberen
• er een ruim budget beschikbaar is voor de aanschaf om headsets beschikbaar te stellen, voor de ontwikkeling van content en het beheer van de VR-training

In andere gevallen, denk aan een feedback- of klantcontact-training, denken we dat andere leermiddelen efficiënter en/of effectiever zijn, zoals live training of training middels online video-rollenspellen. Verder is het vooral interessant om (een deel van) het oefenen in VR te doen als er toch al een live-bijeenkomst gepland is. Mensen zijn dan op locatie en kunnen dus makkelijk geholpen worden met het gebruiken van de headset. Vervolgens kunnen ze verder oefenen met elkaar of een acteur om de vaardigheden verder te ontwikkelen.

Al met al zijn er voor ons genoeg redenen om de brillen eens goed op te poetsen dit jaar.