Geschreven door Irene van Vliet | 8 september 2017
Als bedrijf dat te maken heeft met regels en wetgeving, ontkom je er niet aan: compliance-trainingen. Vaak gericht op theorie, zelden op de praktijk. Natuurlijk hebben je medewerkers pure kennis nodig van wat mag en wat niet, maar een minstens zo groot deel van compliance is juist praktisch. Grote kans dat jouw compliance-training dit mist!
Compliance bevat het werken in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving door een bedrijf en specifiek haar werknemers. Vaak is een aparte afdeling binnen de organisatie hier actief mee bezig. Naast het controleren of men inderdaad volgens de regels werkt, is het hun taak om werknemers op de hoogte te stellen van die regels. En belangrijke taak, maar vaak puur informerend en droog. Dikke boekwerken in juridische taal waar niet doorheen te komen is, nodigen werknemers niet uit om hun kennis bij te spijkeren. Hoe maak je compliance praktisch?
Toepasselijke trainingen
Het implementeren van compliance-trainingen is een eerste stap. Werknemers gaan nu niet (alleen) lappen tekst lezen, maar actief aan de slag met de relevante theorie. Zulke programma's worden echter vaak saai gevonden, mede door de overvloed van informatie en het complexe jargon. Interessante en aantrekkelijke trainingen zullen meer effect hebben. Op zijn minst moeten voorbeelden gebruikt worden die relevant zijn voor de deelnemer. Denk bijvoorbeeld aan de regels rondom het aannemen van cadeaus voor financieel adviseurs of ambtenaren. Enorm relevant voor degenen die daarmee te maken krijgen, maar totaal niet voor medewerkers die nooit met een klant in gesprek zijn.
Kennis maakt nog niet kundig
Alleen het toetsen van compliance kennis is simpelweg niet genoeg. Het is natuurlijk van belang dat je medewerkers goed op de hoogte zijn van de regels, maar het beheersen van al deze kennis is maar één kant van compliance. Weten wat je moet doen, wat kan en wat niet kan, is nog wat anders dan de acties ondernemen die hierbij komen kijken! Zo kun je de regelgeving rondom het aannemen van cadeaus van buiten kennen, maar dat is iets anders dan in staat zijn om op een vriendelijke manier een dergelijke (goedbedoelde) geste van een klant af te slaan. Hoe spreek je iemand aan op onjuist gedrag op de werkvloer? Hoe reageer je als je voelt dat een goede relatie van je een verzoek doet dat je een grijs gebied doet betreden?
Train de praktijk!
Kennis van onjuist gedrag kun je (online) toetsen. Maar zeg je het als er iets gebeurt dat niet door de beugel kan? Iets adresseren is een behoorlijke stap en bovendien zijn de acties die hierbij horen net zo precair en lastig als de regels erachter. Hoe doe je dat nu echt? Hoe stel je een collega op de hoogte van een onjuiste handeling? Lastige situaties waarin je misschien heel goed weet wat er zou moeten gebeuren, maar het daadwerkelijk uitvoeren van het gesprek is waarschijnlijk niet iets dat je als werknemer vaak gedaan hebt. Deze manier van communiceren oefenen kan misverstanden en andere ongewenste issues te voorkomen. Het implementeren van meerdere livetrainingen die per rol verschillen (want werknemers confronteren met irrelevante informatie werkt enorm frustrerend), is echter een duur grapje. Online kan dit wél efficiënt, met videorollenspellen waarin je voor jouw afdeling bekende compliance-issues behandelt. Deel de theorie, maar laat mensen vervolgens ook het gesprek oefenen dat erbij hoort. Dat is de praktijk van compliance!
Deloitte oefent managers in coaching en effectieve conversaties. Lees er meer over in de casestudy!