Privacy

Om de privacy van de gebruikers van onze opdrachtgevers te waarborgen, hanteren we de volgende richtlijnen met betrekking tot privacy.

Uitgangspunten

Op de verwerking van persoonsgegevens door TrainTool ten behoeve van de opdrachtgever zijn de bepalingen over privacy, beveiliging en persoonsgegevens in de ICT Office Voorwaarden, module Algemeen en module 4 Application service provision, software as a service en computerservice, gedeponeerd op 14 januari 2009 bij de Kamer van Koophandel Midden-Nederland onder nummer 30174840 van toepassing. Onverminderd hetgeen daarin is bepaald komen partijen hierbij ook het volgende overeen:

1. TrainTool treedt op als Verwerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verantwoordelijkheid voor de (persoons)gegevens die met gebruikmaking van een door TrainTool verleende dienst worden verwerkt, ligt derhalve uitsluitend bij de opdrachtgever.


2. TrainTool treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de door haar ten behoeve van de opdrachtgever verwerkte persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.


3. TrainTool verleent de opdrachtgever haar volledige medewerking om diens Gebruikers van de door TrainTool verleende dienst (i) inzage in hun persoonsgegevens te laten krijgen, (ii) persoonsgegevens te laten verwijderen of te corrigeren, en/of (iii) aan te laten tonen dat persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn indien zij incorrect zijn of, indien de opdrachtgever het standpunt van de Gebruiker bestrijdt, vast te leggen dat betrokkene zijn persoonsgegevens als incorrect beschouwt. TrainTool zal tot deze medewerking niet overgaan zonder dat zij daarover de opdrachtgever heeft geïnformeerd.


4. Met vragen over deze privacy statement of wanneer u wenst uw gegevens in te zien of te (laten) verwijderen, kunt u zich richten tot support@traintool.com.


5. Alle gebruikersdata wordt opgeslagen op Nederlands grondgebied, en verwijderd zodra u of onze Opdrachtgever daar opdracht toe geeft. Zie https://www.traintool.com/data-security voor meer toelichting.


6. De meest actuele Service Level Agreement

Privacy Statement als dienstverlening

We faciliteren onze opdrachtgevers door onderstaande Privacy Statement als basis te hanteren, met de mogelijkheid deze aan te passen aan de specifieke wensen van opdrachtgever.

Privacy Statement tussen opdrachtgever en gebruiker, met TrainTool als Verwerker

1. Algemeen

1.1 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van de Gebruikers. Door het Domein van TrainTool te gebruiken voor een online training en toetsing als Deelnemer, en/of ondersteuning van een online training en toetsing c.q. toezicht daarop als Coach, Administrator of Content Developer, in opdracht van Opdrachtgever, vindt een verwerking van persoonsgegevens plaats. In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe dit gebeurt.

1.2 Door akkoord te gaan met deze Privacyverklaring - en daarmee de voorwaarden voor de gegevensverwerking - verleent Gebruiker uitdrukkelijke toestemming voor deze gegevensverwerking. Indien Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht het Domein niet te gebruiken en dit te melden aan Opdrachtgever.

2. Definities

2.1 Administrator: een administrator is degene die, binnen het Domein, alle rechten heeft om (i) andere Gebruikers (in elke rol) aan te maken, te bewerken of te verwijderen (ii) en rapportages over Gebruikers binnen het Domein samen te stellen en in te zien.

2.2 Coach: een Coach is degene die door de Administrator wordt toegewezen aan 1 of meerdere Deelnemers. Afhankelijk van hoe de Administrator het instelt, kan en mag de Coach meekijken (observeren), feedback geven en beoordelen van een training en/of toetsing door Deelnemer.

2.3 Content Developer: een Content Developer is degene die het recht heeft om trainingen aan te maken, te bewerken en te verwijderen binnen het Domein.

2.4 Deelnemer: degene die door of namens Opdrachtgever wordt ingeschreven binnen het Domein voor een online training of toets en daarvoor het Domein mag gebruiken.

2.5 Domein: het door TrainTool aan Opdrachtgever ter beschikking gestelde domein voor online training en toetsing. Dit domein is te herkennen aan de URL (domein.traintool.com) en de vormgeving. Alle gegevens van Gebruikers en hun trainingen zijn (alleen) binnen dit domein te raadplegen.

2.6 Gebruiker: een gebruiker is gekoppeld aan het Domein en logt in met een binnen dat Domein, unieke combinatie van e-mail adres en wachtwoord. Een gebruiker heeft minimaal 1 en maximaal alle navolgende rollen c.q. profielen: Deelnemer, Coach, Administrator en Content Developer tezamen.

2.7 Privacyverklaring: deze privacyverklaring.

2.8 Opdrachtgever: [nader in te vullen] Contactpersoon: [nader in te vullen]

3. Verwerking van (persoons)gegevens

3.1 Opdrachtgever verzamelt door tussenkomst van TrainTool persoonsgegevens van Gebruiker die desbetreffende Gebruiker via het Domein heeft verstrekt in het kader van een online training en toetsing als Deelnemer, en/of ondersteuning van een online training en toetsing c.q. toezicht daarop als Coach, Administrator of Content Developer. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats indien:

3.1.1 Administrator een account aanmaakt voor Gebruiker, wat enkel is toegestaan aan Administrator ten behoeve van Opdrachtgever, en betreffende Gebruiker autoriseert voor toegang tot het Domein als Deelnemer, Coach, Administrator en/of Content Developer;

3.1.2 Gebruiker zich inschrijft voor en/of deelneemt aan een online training en/of toetsing;

3.1.3 Deelnemer camerabeelden (via webcam of mobiele camera) dan wel geluidsopnamen van een gevolgde en bewaarde online training en/of toetsing deelt met zijn of haar Coach of feedback groep;

3.1.4 Deelnemer feedback verzoekt en/of ontvangt van zijn of haar Coach of feedback groep;

3.1.5 Deelnemer een beoordeling verzoekt en/of ontvangt van zijn of haar Coach;

3.1.6 Deelnemer feedback geeft aan een andere Deelnemer uit zijn of haar feedback groep;

3.1.7 Gebruiker TrainTool om support bij gebruik van het Domein verzoekt;

3.1.8 Administrator van het Domein om rapportage over deelname, voortgang en prestatie bij een online training en toetsing door de Deelnemer verzoekt.

3.2 De verstrekte persoonsgegevens die door TrainTool in opdracht van Opdrachtgever worden verwerkt (en door uzelf of over uzelf zijn verstrekt door Administrator van Opdrachtgever of andere Gebruikers) zijn:

3.2.1 gegevens waarvan verstrekking noodzakelijk is om als Gebruiker het Domein te gebruiken voor een online training en/of toetsing, zijnde: (a) voornaam en achternaam, (b) e-mailadres, (c) persoonlijk wachtwoord, (d) naam van diens werkgever en/of trainingsbureau alsmede functie en locatie van werkgever, (e) naam training(en), bijbehorende feedback groep, Coach, Administrator en Content Developer, (f) camerabeelden danwel geluidsopnamen (van een door Deelnemer gevolgde en bewaarde training), (g) informatie over deelname aan, voortgang en prestatie bij een online training en toetsing zoals (i) verstrekte antwoorden op trainingsvragen, (ii) tijdsbesteding, (iii) mate en wijze van feedback aan groepsgenoten, alsmede (iv) feedback van, en beoordeling door, de Coach.

3.2.2 gegevens waarvan verstrekking optioneel is om als Gebruiker het Domein te gebruiken voor een online training en toetsing door dit actief te verstrekken binnen het eigen online profiel, zijnde (a) telefoonnummer en (b) foto.

3.3 De verstrekte persoonsgegevens worden door TrainTool ten behoeve van Opdrachtgever uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van haar dienstverlening in opdracht van Opdrachtgever zijnde het ontwikkelen, faciliteren, onderhouden en optimaliseren van een online training en toetsingsplatform voor vaardigheden bij de Deelnemer alsmede de ondersteuning van diens gebruik daarvan. Meer specifiek is daarbij een focus op het oefenen van (soft) skills door Deelnemer met feedback van Coach en andere Deelnemers uit zijn of haar feedback groep alsmede het (al dan niet geanonimiseerd) inzichtelijk maken van het niveau van de betreffende Deelnemer (op individueel, groep, bedrijfsniveau of geanonimiseerd voor bedrijfssector) via rapportages.

3.4 TrainTool kan de verzamelde persoonsgegevens tevens gebruiken om Gebruikers van een Domein in opdracht van Opdrachtgever op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van TrainTool die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen met Opdrachtgever of TrainTool via support@traintool.com.

4. Melding

4.1 Opdrachtgever heeft haar gegevensverwerking aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens, onder meldingsnummer [INVULLEN].

5. Minderjarigen

5.1 Het Domein is niet ingericht op gebruik door minderjarigen (dat wil zeggen personen onder 16 jaar). Minderjarigen mogen zich in ieder geval alleen registreren als Gebruiker met toestemming van hun ouders of voogd. De ouder of voogd kan in dat geval ook altijd de aan Opdrachtgever via het Domein verstrekte gegevens aanpassen of verwijderen.

6. Delen door Deelnemers

6.1 Deelnemer kan zelf bepalen bij deelname aan een online training en toetsing binnen het Domein of hij of zij de (tussentijdse) resultaten van een online training en toetsing, zoals de camerabeelden van een gevolgde en door Deelnemer bewaarde online training en toetsing alsmede de antwoorden op andere vragen c.q. opdrachten beschikbaar stelt aan zijn of haar groepsleden, Coach, of Administrator danwel TrainTool voor technische ondersteuning. Deze verstrekte informatie kan dan door die derden worden bekeken. Wie ervoor kiest om bepaalde informatie te delen, dient zich te realiseren dat die informatie dan door de derde op onbekende wijze verder kan worden gebruikt. Dit valt buiten de verantwoordelijkheid van TrainTool.

6.2 Deelnemer heeft toegang tot aan hem of haar verstrekte resultaten van een online training en toetsing van andere Deelnemers indien een andere Deelnemer dit actief heeft gedeeld voor feedback. Deelnemer zal deze resultaten en daarmee anderszins samenhangende informatie c.q. persoonsgegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk voor het geven van die feedback binnen het Domein. Ander gebruik binnen of buiten het Domein is niet toegestaan.

7. Andere doorgifte aan derden

7.1 Opdrachtgever heeft voor de in deze Privacyverklaring onder 3.3 en 3.4 opgesomde verwerkingsdoeleinden TrainTool als Verwerker ingeschakeld, met wie Opdrachtgever een overeenkomst heeft gesloten die erop ziet dat TrainTool voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

7.2 TrainTool maakt voor de uitvoering van haar dienstverlening aan Opdrachtgever gebruik van cloudcomputing, waarbij zij (sub)Verwerkers voor de encrypted opslag van de persoonsgegevens van Gebruikers op servers in de Europese Unie inschakelt waarmee zij een overeenkomst hebben gesloten. Die overeenkomst biedt ook voldoende waarborgen voor technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot deze verwerking.

7.3 Voor het overige zal Opdrachtgever noch TrainTool de persoonsgegevens van Gebruikers aan derden verstrekken, behoudens toestemming van de Gebruiker daartoe, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening van TrainTool zoals verstrekking aan een externe Coach, op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van Opdrachtgever in het belang van de Gebruiker is.

8. Beveiliging

8.1 TrainTool heeft ten behoeve van Opdrachtgever passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder toegang tot het Domein via een individuele login op basis van uniek e-mailadres en wachtwoord alsmede via beveiligde SSL-verbindingen. Ondanks dat TrainTool ten behoeve van Opdrachtgever passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico's verbonden, die helaas inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

9. Bewaartermijn

9.1 TrainTool bewaart persoonsgegevens van Gebruikers binnen het Domein niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening. De persoonsgegevens van Gebruiker worden namelijk verwijderd nadat TrainTool daartoe opdracht heeft verkregen van Opdrachtgever, bijvoorbeeld bij het einde van een dienstverband tussen Deelnemer en Opdrachtgever. Maximaal 12 maanden na [eerste inschrijving] voor een online training en toetsing worden de persoonsgegevens van Deelnemer niettemin afgeschermd voor inzage door de betreffende Deelnemer en zijn of haar Coach, Administrator en/of Content Developer.

10. Inzage en correctie

10.1 De Gebruiker heeft het recht op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens om zijn of haar verzamelde persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. Hiertoe kan men zijn of haar eigen profiel binnen het Domein raadplegen, een e-mail sturen aan support@traintool.com alsmede een (verder) verzoek doen aan Opdrachtgever.

11. Cookies (algemeen)

11.1 TrainTool maakt ten behoeve van de uitvoering van haar dienstverlening voor Opdrachtgever gebruik van zogenaamde 'cookies'. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als het Domein wordt bezocht. De cookie onthoudt wat de Gebruiker invult op het Domein voor een volgend bezoek, zoals de gekozen taal, zodat de inhoud van het Domein op desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

11.2 TrainTool maakt ten behoeve van de uitvoering van haar dienstverlening voor Opdrachtgever verder gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. ("Google"). Google Analytics maakt ook gebruik van cookies om te analyseren hoe Gebruikers het Domein gebruiken.

11.3 TrainTool heeft de anonymize-functie aan haar Google Analytics-configuratie toegevoegd, met als gevolg dat geen volledige IP-adressen naar Google worden gestuurd: het laatste octet van het IP-adres wordt verwijdered, zodat tracking op individueel niveau technisch onmogelijk wordt gemaakt.

11.4 Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Gebruikers het Domein gebruiken, om daarover te rapporteren aan TrainTool en andere diensten aan te bieden met betrekking tot internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving, waarvoor zij verantwoordelijk is. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens.

12. Sociale netwerken

12.1 Op het Domein zijn buttons opgenomen om [websites, feedback, etcetera] te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals LinkedIn, Facebook en Twitter ("Sociale netwerken"). Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de Sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. TrainTool (en Opdrachtgever) heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacyverklaringen van de Sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

12.2 De informatie die de Sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht en door de Sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De Sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

13. Links naar websites van derden

13.1 Door de Content Developer van Opdrachtgever zijn mogelijk links naar websites van derden opgenomen waarin TrainTool geen inzicht heeft. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. TrainTool (en Opdrachtgever) is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop via deze websites mogelijk met persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan.

14. Wijzigingen

Opdrachtgever behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Voortdurent gebruik van het Domein houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van Opdrachtgever.

15. Contact

15.1 In geval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of andere aspecten van onze dienstverlening, kan contact worden opgenomen met Opdrachtgever of TrainTool via support@traintool.com.